Magdalena Korycka

Jak efektywnie zarządzać gabinetem fizjoterapeutycznym?

Czy wiesz, że dzisiaj pacjent ocenia usługę jeszcze zanim przyjdzie na wizytę? Możesz być doskonałym specjalistą, jeśli jednak nie otoczysz pacjenta opieką od samego początku, to może być jego pierwsze i ostatnie spotkanie z Tobą. Jak tego uniknąć? Sekret tkwi w doskonałym zarządzaniu.

Do napisania tego artykułu zainspirowała mnie ostatnia rozmowa z moją znajomą, z którą dyskutowałyśmy na temat tego, jak zmieniły się nasze zwyczaje zakupowe w czasie, na co zwracamy uwagę, jak kupujemy dzisiaj, a jak jeszcze 10 lat temu. Koleżanka przywołała przykład swojej ostatniej wizyty u stomatologa. W budynku obok jej domu otworzyła się kameralna klinika stomatologiczna. Działała już od kilku miesięcy. Ponieważ zbliżał się termin kontroli zębów jej dzieci, uznała, że przetestuje nowe miejsce, które było tak blisko.

Zaczęła szukać w Internecie strony internetowej kliniki. Stronę znalazła szybko, ale ta wczytywała się wolno i nie była dostosowana do telefonów, co utrudniało jej znalezienie potrzebnych informacji. Myślała, że będzie mogła zarezerwować termin online, ale niestety musiała zadzwonić. Wybrała numer telefonu do kliniki. Udało się jej połączyć dopiero za 3 razem. Umówiła wizytę na za 2 tygodnie. Szybko zapisała termin na kartce.

W dzień wizyty miała kilka spotkań służbowych, zakupy, odebranie dzieci ze szkół, ciągle w biegu. W natłoku zadań zapomniała o umówionych wizytach. Przypomniała sobie dopiero przy kolacji. Następnego dnia ponownie umówiła się do stomatologa, ale już innego. Co się wydarzyło? Dlaczego nie poszła do wcześniej umówionego specjalisty?

***

Dzisiaj inaczej kupujemy niż jeszcze 10 lat temu. Dotyczy to zarówno zakupu produktów jak i usług, również tych medycznych. W dobie rozwoju nowych technologii pacjenci oczekują doskonałej i szybkiej obsługi klienta. Aby osiągnąć ten cel, musisz tak zarządzać swoim gabinetem lub placówką, aby pacjenci czuli, że dbasz o nich od pierwszego kontaktu. Jak to zrobić?

5 kroków, które przybliżą Cię do efektywnego zarządzania gabinetem:

  1. Różne sposoby umówienia wizyty

Dużą barierą w umówieniu wizyty jest rejestracja telefoniczna. Wydawałoby się, że najszybciej jest zadzwonić, jednak jak pokazuje rzeczywistość, jest to moment, w którym klient niejednokrotnie rezygnuje z usługi. Chociaż rejestracja telefoniczna jest ważnym elementem, warto zastanowić się, jak pomóc pacjentom umówić wizytę bez dzwonienia, np.

za pomocą czatu na stronie czy rejestracji online, gdzie sami wybierają dogodny termin spośród udostępnionej listy.

  1. System przypominania

Automatyczne wysyłanie wiadomości SMS z potwierdzeniem umówionej wizyty i później z przypomnieniem o zbliżającym się terminie jest ważnym elementem zarządzania gabinetem z kilku powodów. Po pierwsze, zmniejsza się odsetek pacjentów, którzy zapominają o wizycie. Zdarza się również tak, że osoby po przypomnieniu same dzwonią i uprzedzają, że jednak nie przyjdą – to pozwala zapełnić ewentualne „okienka”. Po drugie, osoby z recepcji nie tracą czasu na indywidualne wysyłanie przypomnień. I co jest szczególnie ważne, pacjenci doceniają taką formę przypomnienia i traktują to jako element dobrej obsługi.

  1. Strona www

Strona internetowa jest kluczowa w prowadzeniu swojego gabinetu fizjoterapeutycznego. Zadbaj o jej widoczność w sieci. Warto mieć wizytówkę firmy w Google z mapą dojazdu, z godzinami otwarcia oraz opiniami zadowolonych pacjentów. Warto inwestować w pozycjonowanie strony, aby nie zginęła w gąszczu innych. Zwróć również uwagę na przejrzystość, czytelność i łatwość poruszania się po samej stronie internetowej. Pacjent powinien szybko znaleźć potrzebne mu informacje, najlepiej aby mógł umówić wizytę online, bez konieczności dzwonienia. Pamiętaj również, że strona musi być mobilna, czyli przystosowana do odczytywania w telefonie. Dzisiaj to podstawa.

  1. Grafik dostępny online

Jeśli masz kilkuosobowy zespół łatwo jest pogubić się w umówieniu pacjentów, dlatego też wykorzystaj nowe technologie i zadbaj, aby każdy członek Twojego zespołu miał grafik w swoim telefonie, który automatycznie się aktualizuje. Dzięki temu unikasz przekazywania informacji, dzwonienia, informowania, a także pomyłek i błędów, gdy ktoś nie przyjdzie do pracy o wyznaczonym czasie, bo ktoś inny zapomni przekazać, że w ostatniej chwili umówił się pacjent. To bardzo ułatwia pracę całego zespołu.

  1. Przechowuj dokumentację w formie cyfrowej

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pacjenta w formie cyfrowej umożliwia łatwiejsze wyszukiwanie konkretnych informacji. Nie jest możliwe zapamiętanie historii każdego pacjenta. Dzięki dokumentacji w formie cyfrowej możesz szybko przypomnieć sobie wcześniejsze wyniki badań, przebieg terapii. Nie będziesz tracić czasu na wertowanie dokumentów oraz rozczytywanie pisma swojego lub kolegi. Pamiętaj jednak o prawidłowym zabezpieczaniu danych cyfrowych.

Zarządzanie gabinetem jest efektywne wtedy, gdy jak najwięcej aspektów działa w sposób automatyczny, zespół jest zadowolony z jasnych i klarownych zasad, a pacjenci z dobrej obsługi klienta. Wszystko jesteś w stanie osiągnąć dzięki odpowiedniemu zarządzaniu.

Więcej o skutecznym zarządzaniu gabinetem opowiem Ci w trakcie rozmowy telefonicznej lub spotkania. Napisz do mnie: biuro@propedis.pl aby dowiedzieć się więcej. Pamiętaj, że możemy Ci pomóc otworzyć i z powodzeniem prowadzić własny gabinet fizjoterapeutyczny / podologoczny. Specjalnie opracowaliśmy system Pro Pedis, który zawiera moduły również z zagadnień biznesowych takich jak: organizacja gabinetu, obsługa klienta, sprzedaż i marketing.  Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić: https://propedis.pl/wspolpraca/

Autor: Magdalena Korycka, Prezes Pro Pedis Sp. z o.o. / Dyrektor Zarządzająca Pro Pedis

Magdalena Korycka

Magdalena Korycka

Potrzebujesz wskazówki lub porady dotyczące promocji i marketingu gabinetu podologicznego? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej. Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić.

Wywiad podologiczny

Udostępnij artykuł znajomym

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *